Assistant Office Manager

Relations fonctionnelles :

À l’intérieur de l’entreprise : la direction, l’office manager et l’ensemble du personnel.

À l’extérieur de l’entreprise : les clients, les fournisseurs, les sous-traitants, les organismes externes, divers.

Missions et activités de la fonction 

Vous serez directement rattaché(e) à l’Office Manager et vous participerez à différentes tâches :

Gestion des Services généraux :

• Gestion l’ensemble des services dans la structure interne et services externes et effectuer la liaison.

• Gestion de l’approvisionnement de l’entreprise (fourniture de bureau, matériel informatique, stock…)

• Gestion des divers contrats ; assurance, banque, administration fédérale, baux, sous-traitants, fournisseurs…

• Préparation et suivi des projets
• Élaboration des procédures pour les équipes interne, externe (employés et ouvriers) et sous-traitant
• Superviser les équipes internes, externes (employés et ouvriers) et les prestations des sous-traitant

Administratif – Facturation – Commercial :

• Réception, filtrage, orientation des appels téléphoniques et diffusion du courrier.

• Gestion des mails

• Gestion et suivi des divers demandes clients

• Organisation des réunions et rapport de réunion

• Rédaction des offres clients et suivi commercial

• Établissement des factures, notes de crédit…

• Préparation et mise à jour des dossier clients

• Récupérer, classer et organiser tous les documents administratifs

• Obtenir et organiser les rendez-vous clients

• Organiser et animer le suivi des indicateurs de l’entreprise

• Édition de courriers et fichiers en vue d’opérations de mailings

• Débriefing et compte-rendu des réunions

• Participation à l’élaboration de la politique commerciale de l’entreprise

• Rédaction et diffusion d’outils de promotion commerciale

• Suivi administratif des commandes clients

Tenue de la petite comptabilité

• Préparation de la déclaration TVA et bilan annuel ;

Juridique 

• Suivi et améliorations des documents juridiques et divers contrats de vente, contrat de sous-traitance…

• Rédaction des arguments et préparation des dossiers juridiques

• Rédaction de mise en demeure et suivi des procédures administratives

• Veille sociale et réponses aux questions juridiques

• Assurer le suivi des dossiers en procédure judiciaire
• Assurer le suivi des procédures administratives

Ressources humaines GÉNÉRALES :

Gérer les plans de rémunération et avantages sociaux

Participer aux processus d’acquisition des talents et de recrutement

Participer à l’intégration des nouveaux employés et contribuer à la planification de la formation et du développement

Effectuer des tâches de gestion des performances

Réunir et analyser les données avec les indices RH utiles

Organiser des évaluations trimestrielles et annuelles des performances des employés

Tenir les registres et dossiers des employés sous format papier et électronique

Assurer le respect du Droit du travail

Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques de ressources humaines :

Participer à la rédaction des fiches de poste et profil de compétence, d’offre d’emploi au recrutement

Élaboration et suivi des contrats de travail, avenant, contrat de sous-traitant

Élaboration et suivi du règlement de travail, car Policy, fiche de renseignement, d’attestations diverses …

Gestion des conventions de formation, stage et rédiger des plans de formation

Gestion des dossiers individuels, des entrées et des sorties en service

Gestion des divers documents sociaux

Coordination des activités du personnel interne et externe

S’assurer de la conformité du règlement de travail et CCT relatives aux employés et ouvriers

Payroll (en collaboration avec le secrétariat social)

Assurer le suivi, le contrôle des prestations, maladies, congés…

Gestion et contrôle des divers cotisations (ONSS, PP, OPOC…)

Contrôler le calcul des salaires et les fiches de paie

Commande des chèques repas et écochèques

Analyser les alternatives de coûts et les options pour fournir des avantages sociaux